Procedura wewnętrzna UM Rypin
PROCEDURA PRZYJMOWANIA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH
Niniejsza procedura przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych ma na celu ustalenie zasad przyjmowania zgłoszeń sygnalistów, ich weryfikację, podejmowanie działań wyjaśniających oraz następczych w Urzędzie Miasta Rypin.
§ 1. Definicje
1. Ilekroć w niniejszej Procedurze jest mowa o:
1) Kanale zgłoszeń- należy przez to rozumieć ustanowiony w Podmiocie bezpieczny i poufny sposób dokonywania zgłoszeń wewnętrznych,
2) Procedurze – należy przez to rozumieć niniejszą procedurę przyjmowania zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych,
3) Podmiocie – należy przez to rozumieć Burmistrza Miasta Rypin,
4) Urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Miasta Rypin,
5) Ustawie – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 14 czerwca 2024r. o ochronie sygnalistów,
6) Zespole – należy przez to rozumieć osoby, w ramach struktury organizacyjnej Urzędu Miasta Rypin upoważnione do przyjmowania zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych.
2. Użyte w treści procedury zwroty tj.: sygnalista; zgłoszenie; informacja o naruszeniu prawa; informacja zwrotna; kontekst związany z pracą; osoba, której dotyczy zgłoszenie; działanie następcze, ujawnienie publiczne, działanie odwetowym – należy interpretować i stosować zgodnie z definicją Ustawy.
§ 2. Kanały zgłoszeń
1. W urzędzie obowiązuje pisemny Kanał zgłoszeń.
2. Zgłoszeń wewnętrznych należy dokonywać na formularzu online dostępnym pod adresem: wew-rypin.sygnalizuj.pl w ramach elektronicznego systemu o nazwie „sygnalizuj.pl”.
3. Ustalony Kanał zgłoszeń nie dotyczy zgłoszenia zewnętrznego, które Sygnalista może dokonać do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych – w stosownych przypadkach - do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej w trybie przewidzianym w Rozdziale 4 Ustawy
§ 3. Zespół
1. Za przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowanie działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej odpowiada Zespół składający się z co najmniej 3 pracowników Urzędu wyznaczonych i upoważnionych przez Podmiot.
2. Zespół działa w sposób bezstronny i niezależny.
3. Członek Zespołu, co do którego z treści zgłoszenia wynika, że może być w jakikolwiek sposób zaangażowany w działanie lub zaniechanie stanowiące przedmiot zgłoszenia, podlega wyłączeniu i nie może analizować takiego zgłoszenia.
§ 4. Dokonywanie zgłoszeń wewnętrznych
1. Sygnalista przed dokonaniem zgłoszenia powinien zapoznać się z niniejszą Procedurą oraz klauzulą informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych.
2. Zgłoszenie powinno być przejrzyste i zawierać pełne wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia w tym co najmniej:
1) dane Sygnalisty i sposób kontaktu z Sygnalistą,
2) wskazanie osoby, której dotyczy zgłoszenie,
3) kategorię naruszenia prawa,
4) wszelkie okoliczności wskazujące na naruszenie prawa,
5) informacje, dokumenty oraz inne dowody dotyczące wystąpienia naruszenia prawa lub nieprawidłowości wskazanych w zgłoszeniu, w tym w szczególności wskazanie świadków naruszenia,
6) miejsce, czas, okres, w którym doszło do naruszenia.
3. Zgłoszenia dokonane anonimowo nie będą rozpatrywane.
4. Sygnalista otrzymuje potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia od otrzymania zgłoszenia przez Zespół.
5. Zespół zobowiązany jest do wyjaśnienia zgłoszenia z należytą starannością.
6. Po otrzymaniu i potwierdzeniu zgłoszenia, Zespół przeprowadza wstępną analizę, oceniając czy przekazana informacja stanowi informację o naruszeniu prawa, a także czy przekazana informacja pozwala na rozpoczęcie postępowania wyjaśniającego. W celu wyjaśnienia zgłoszenia Zespół może zwrócić się do sygnalisty o dodatkowe informacje lub wyjaśnienia.
7. Zespół może odstąpić od rozpatrywania zgłoszenia i przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego tylko w sytuacjach, gdy zgłoszenie jest sposób oczywisty nieprawdziwe lub gdy mimo prób nie udało się uzyskać od Sygnalisty niezbędnych informacji do rozpatrywania zgłoszenia i przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego.
8. Jeśli przedmiotem zgłoszenia jest informacja o naruszeniu prawa, a posiadane dane pozwalają ocenić zgłoszenie jako prawdziwe i wystarczające, aby uznać, że istnieje prawdopodobieństwo naruszenia lub nieprawidłowości przepisów prawa w Podmiocie, Zespół rozpoczyna postępowanie wyjaśniające.
9. Zespół prowadzi postępowanie wyjaśniające samodzielnie, o ile charakter zgłoszenia i przedstawione w nim dowody oraz okoliczności nie wymagają zaangażowania innych osób. Zespół może skorzystać ze wsparcia niezależnego i bezstronnego eksperta, jeśli jego wiedza i doświadczenie są niezbędne przy prowadzeniu działań wyjaśniających. Ekspert pełni rolę doradczą.
10. Zespół, prowadząc postępowanie wyjaśniające, działa zgodnie z zasadami uczciwości, bezstronności i poufności oraz zasadami określonymi w niniejszej Procedurze, a w przypadkach nieuregulowanych, zgodnie z Ustawą .
11. Po zakończeniu czynności wyjaśniających Zespół przygotowuje rekomendacje do podjęcia działań następczych przez Podmiot lub odstąpienia od tych działań, w przypadku, gdy zgłoszenie okaże się bezzasadne.
12. Zespół przekazuje Sygnaliście Informację zwrotną o planowanych lub podjętych działaniach następczych w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego.